Como implementar o gerenciamento de processos para promover melhorias na empresa?

10/29/2018 - Gerenciamento de ProjetosNegócios

Em tempos de um mercado tão competitivo, a falta de eficiência dos processos pode comprometer o desempenho de toda a empresa. Por isso, é fundamental adotar estratégias e métodos que identifiquem o fluxo de informações e recursos, eliminando gargalos e facilitando ações de melhoria.

O mapeamento de processos é a ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a compreensão e o aperfeiçoamento das atividades de uma empresa. Entretanto, é normal ter algumas dúvidas ao colocar essa ideia em prática.

Por isso, neste post, mostraremos como elaborar e aplicar um mapeamento com eficiência. 

Defina objetivos e reúna as pessoas envolvidas

Um mapeamento de processos, quando elaborado corretamente, gera maior controle sobre as atividades de cada setor. Isso é feito por meio da padronização de cada etapa dos processos, tratando seus gargalos e otimizando o desempenho dos profissionais em cada tarefa.

Para tanto, é essencial contar com a colaboração dos envolvidos. Antes mesmo de começar, defina os objetivos do mapeamento e reúna um grupo de trabalho que conheça as funções — gerentes, supervisores, técnicos e operadores.

Por um lado, é preciso saber exatamente onde sua empresa quer chegar com o mapeamento — a redução de custos na produção ou a eliminação de desperdícios, por exemplo. Por outro, quanto mais experiência nos processos em questão, mais detalhado será o mapeamento. Feito isso, é hora de analisar o cenário atual.

Faça um detalhamento dos processos atuais — as it is

Analisar um processo “como está” — do inglês, as it is — é o primeiro passo para implementar uma melhoria. Um ponto importante é evitar o mapeamento simplesmente por setores, já que isso gera uma documentação simplista e pouco detalhada.

Uma visão macro ajuda a entender a complexidade das relações entre os setores, enquanto um levantamento interno a eles favorece o registro dos critérios utilizados atualmente para a execução das atividades de cada profissional.

Avalie os processos detalhados

Após o levantamento dos detalhes de cada processo e das relações entre eles, é hora de fazer uma análise cuidadosa. Estabeleça critérios baseados nos objetivos iniciais e responda questões como “de que forma esse processo pode ser melhorado para gerar valor para os negócios e atender às necessidades da empresa?”.

Para complementar, proponha uma discussão no grupo de trabalho sobre cada ponto levantado. Os envolvidos nos processos também devem ser ouvidos, seja nas reuniões, seja em pesquisas mais amplas dentro da organização. O objetivo é sair dessa etapa de avaliação com propostas concretas para serem implementadas.

Foque nos processos futuros — to be — e estabeleça prioridades

Os processos a serem implementados devem ser tratados como metas. No entanto, é fundamental estabelecer prioridades para que os avanços sejam claros. Substituir completamente um processo por outro pode ser uma mudança traumática para a empresa — por isso, favoreça ações de transição.

Foque especialmente nos pontos que apresentam maiores problemas e cujas modificações podem trazer maiores benefícios. Em pouco tempo, diferentes setores da empresa sentirão os primeiros impactos positivos das melhorias propostas.

Automatize e monitore

Não basta propor mudanças e torcer pelo melhor — é crucial monitorar os resultados alcançados para garantir que eles estejam dentro do planejado. Existem soluções tecnológicas que favorecem a automação desse tipo de projeto e o investimento pode valer muito a pena.

Já em relação ao monitoramento, é importante tomar como base indicadores confiáveis e tornar o acompanhamento um hábito dos gestores. São dicas simples mas que podem fazer toda a diferença ao final dessa fase.

Adotando o mapeamento de processos como uma estratégia de negócios, você promove a melhoria contínua na sua empresa! Isso é essencial para manter tudo funcionando e evoluindo de forma saudável.

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