Em uma tarde no início deste ano, ouvi de um amigo uma frase que ressoou muito com a forma com a qual eu enxergo os desafios, tanto na vida pessoal, quanto no ambiente profissional. Num encontro informal, um dos fundadores da Nata.house me disse “Nós escolhemos os problemas que queremos ter”. De uma forma geral, me pareceu uma colocação muito acertada, considerando as escolhas que temos e os desdobramentos dessas escolhas: por qual carreira vou optar? Em qual empresa trabalhar? Em qual cidade morar? Na grande maioria das vezes, existe um fator em comum nesses questionamentos: desvantagens e problemas farão parte da decisão tomada, independentemente de qual seja.
E é nesse sentido que trazemos uma ferramenta que volta e meia é compartilhada e surpreende positivamente aos que a conhecem pela primeira vez, o 5W2H.
Não se sabe ao certo a origem dessa ferramenta, que frequentemente tem sua criação associada à indústria automobilística japonesa, que ao longo dos anos apresentou diferentes artifícios para lidar com incertezas e desafios. Assim como em outras técnicas da área da gestão, o 5W2H é uma ferramenta simples e aplicável em contextos variados, permitindo uma análise objetiva do problema, assim como de possíveis soluções e ações a serem tomadas.
A ferramenta
O nome dado a essa técnica já evidencia a simplicidade que a envolve. O número 5, seguido da letra W representa 5 perguntas em inglês:
What (O que?)
When (Quando?)
Where (Onde?)
Who (Quem?)
Why (Por que?)
Assim como o número 2, seguido da letra H:
How (Como?)
How much (Quanto)
A partir daqui, a implementação é intuitiva. Tendo a situação-problema em mente, cada uma das perguntas deve ser respondida, levando em consideração a especificidade da situação. Um exemplo prático: a organização em que você trabalha necessita que um evento seja organizado para que seus líderes discutam o planejamento estratégico do ano seguinte. Neste caso, o What (O quê?) está bem claro, mas outras variáveis talvez não tenham sido compartilhadas por quem demandou a tarefa. Assim, seguimos para as demais questões. Foi especificada uma data para que o evento aconteça (When?)? Como a escolha da data do evento impactaria na escolha de um lugar ou no preço de locação do ambiente? Quem(who?) seriam as pessoas envolvidas? Já se sabe que o encontro é destinado aos líderes da organização, mas seria importante saber quantas pessoas participariam, já que isso impactaria no restante da organização.
Note que as perguntas iniciais (What, when, how, etc.) são importantes para nortear a coleta de informações e a análise das variáveis, ou seja, a partir delas vão surgir outros questionamentos e ações a serem tomadas. Cada situação/problema vai demandar um nível específico de profundidade desses questionamentos, para que a sistematização das informações, análises e ações seja o mais eficaz possível.
Como mencionado anteriormente, a simplicidade e a aplicabilidade do 5W2H em diferentes contextos faz com que a ferramenta seja útil e prática em muitos momentos. Como gerente de projetos de software, foram inúmeras as situações em que a utilização dessa técnica se mostrou extremamente eficiente para encontrar os caminhos a serem seguidos, entre elas a resolução de bugs, administração de conflitos, análises iniciais de requisitos, entre outras.
Como profissional, entendo que encontrar as ferramentas mais adequadas ao nosso perfil e à função que exercemos é fundamental para aumentarmos nossa produtividade e a eficácia das ações que tomamos. Nesse sentido, o 5W2H é, para mim, um importante aliado no dia a dia. Esperamos que esse artigo seja um ponto de partida para que você possa aplicá-lo e também encontrar as ferramentas mais adequadas à sua realidade. Caso tenha dicas ou queira compartilhar sua opinião conosco, estamos ansiosos para ouvir você.
